El reto de los planeadores de grandes eventos

La empresa de Álvaro Ávila ha encontrado nuevas formas de adaptarse bajo las restricciones del Covid-19. Fotografía: Cortesía

Por Martín Méndez Pineda

Tijuana.- Debido a que Baja California aún continua en color rojo en el sistema de semaforización epidemiológica que se lleva a cabo en todo el país, los eventos masivos han tenido que modernizarse para adaptarse a un nueva etapa donde las aglomeraciones y la sana distancia serán parte de una “nueva normalidad” durante un largo tiempo.

Anteriormente los eventos más pequeños se podrían llevar a cabo con 80 personas; actualmente las pequeñas celebraciones se están realizando de cuatro personas, esto como medida de sana distancia y prevención ante el Covid-19, así lo informaron empresarios quienes se han dedicado por varios años a la planeación de eventos masivos.

Esto es precisamente lo que está enfrentando Álvaro Ávila Master Event Planner, empresa bajacaliforniana fundada en 2013 y que ahora organiza eventos en diferentes lugares del país y el extranjero

Por mucho tiempo ha sido una de las empresas más reconocidas en el sector y fueron los primeros en la región en tomar las medidas de prevención y suspender sus celebraciones para evitar las aglomeraciones, por lo que se han tenido que adaptar a la nueva normalidad modificando todo su itinerario y su forma de producir y diseñar los eventos masivos.

Esto lo explicó Álvaro Ávila Vázquez, director general de la empresa que lleva su nombre, y quien agregó que debido a las indicaciones del sector salud se realizaron diversas modificaciones en los acaecimientos.

El experto en la planeación de eventos, explicó que se vieron en la necesidad de aplazar y no cancelar los festejos que ya tenían agendados en fechas próximas, lo que trajo una serie de pérdidas económicas, pero también nacieron nuevas ideas y negocios qué servirán para planificar eventos futuros.

“Desgraciadamente de inicio fuimos los primeros en cerrar y lo estamos haciendo hasta el día de hoy”, dijo Ávila. “En nuestro caso, al principio nos dimos a la tarea de trabajo interno únicamente en la oficina con equipo administrativo sin salir y en las primeras ocho semanas de casa, ya después empezamos a activar un poquito con ciertas promociones que trataron de ayudarnos como negocio cosa que ya están haciendo los demás a llevar cierto tipo de festejos a casa pero más que festejó le llamamos pequeña gran celebración”.

Mencionó que todos los eventos que se tenían programado para los meses en los que ya hemos estado en cuarentena se tuvieron que posponer.

“La invitación que yo hice y he estado en contacto con conferencias desde Panamá, Ciudad de México y Guadalajara, con muchas partes donde tenemos aliados comerciales siempre fue la indicación a no cancelar”, dijo.

La idea de no cancelar los eventos fue para evitar una recaída económica en varias de las industrias que dependen del sector, ya que los hoteles los restaurantes, los banqueteros y los meseros serían los principales afectados.

Indicó Álvaro Ávila que todos los eventos que se tenían planeados se recorrieron y en dado caso de que las autoridades continúen aplazando el tiempo de confinamiento ya cuentan con un planes emergentes, los cuales se estarán llevando de manera planificada.

“Cada evento de nosotros tiene un plan A, B y C, o sea todos los clientes están dispuestos y entienden perfecto que la condición no es de coordinación o de ellos mismos, ya que estamos todos sujetos a cómo se vaya comportando esto pero la premisa es no canceles mejor pospón; y para posponer nosotros ya estamos preparados en el sentido detener quién pueda negociar con los proveedores y a alguien  encargado de organizar todo para que cuando la fecha se lleguen a dar”, indicó Ávila.

Esta situación, que los orilló a posponer los eventos, ayudó a crear nuevos negocios derivado de la contingencia, por lo que de Álvaro Ávila Master Event Planner, nació la florería “Oleandra-luxury florist”, misma que está dedicada a la entrega de arreglos florales a domicilio, así como la “Casa Ávila Curaduría de Mesas”, la cual consiste en la renta de mobiliario para eventos.

Entre las medidas sugeridas para el protocolo de contingencia de bodas en tiempos de coronavirus, Álvaro Ávila implementó unos lineamientos basados en las recomendaciones del sector salud, entre los cuales se encuentran el uso correcto de cubrebocas, dispensadores de gel antibacterial y la toma de temperatura a todos los empleados y clientes que estén en el lugar.

Entre otras medidas, indicó el empresario, están el acatar los lineamientos de autoridades, “wedding planners” y “venues”, sobre la distribución y “layout” con el fin de diseñar el evento respetando en todo momento la concentración y distancia permitidas entre invitados, así como él realizarle la prueba del Covid-19 a los trabajadores que estarán en contacto directo con los invitados para descartar posibles fuentes de contagio.

En los eventos, el decorador dará acceso a sus proveedores directos sólo sí todos estos portan cubrebocas y guantes durante el montaje; la pista de baile deberá quedar blindada y cerrada durante su rotulación y/o colocación de vinil, linóleum o cualquier material que fuera a usarse para “sanitizarla” media hora antes del inicio de la boda. Los andamios se podrán utilizar siempre y cuando estos se desinfecten cada que terminen de ocuparse.

Tanto el decorador como su staff que estén presentes en la ejecución del montaje de una prueba deberán seguir los protocolos de contingencia con el uso de cubrebocas, guantes, segmentación de áreas y sana distancia; deberán también eliminar en los diseños de los eventos el elemento “barra” de bebidas y mesas de buffet (autoservicio) para evitar acumulación excesiva de personas.

Además, se estará realizando el monitoreo de salud de todo el equipo de trabajo (producción, coordinación, staff) durante 14 días previos al inicio de montaje; hacer rondas de lavado de manos obligatorio cada hora durante el montaje; así como reducir el número de personas por mesa un 20 por ciento.

Por último, también pondrán módulos sanitizantes por mesas (cubrebocas y gel antibacterial) y se reducirá el máximo de personas por mesa.