El alquimista: Tenemos junta, ¿otra vez? ¡no!

Por Juan José Alonso

jjalonso@grupoconsultorefe.com

Juntas… “todos las alucinamos”… pero difícilmente podemos ausentarnos de ellas. A veces nos dan la impresión de que el día transcurrió yendo de una a otra; incluyendo la hora del desayuno o de la comida. Pareciera que nos juntamos más que trabajamos.

¿Pero qué dicen los expertos sobre realizar juntas exitosas?

1) Necesidad. ¿Es necesaria la junta? Esto es lo primero que hay que preguntarse. Si no tenemos por qué reunirnos es mejor no hacerlo, y si siempre hay una los jueves de 12 a 2, no quiere decir que estemos condenados a no suspenderla; especialmente si no hay temas que tratar.

2) Objetivos claros. ¿Hay objetivos? ¿Hay puntos a tratar? Si no, mejor ni juntarnos. Además, no se trata sólo de tenerlos, hay que comunicarlos con anticipación, para que los participantes ya lleguen preparados.

3) El monitor. ¿Hay un “monitor”? Es decir, ¿hay alguna persona que conduzca la reunión? Alguien que se haga cargo, que “maneje” la junta, trate los temas, distribuya el tiempo, haga que los habladores se controlen y que los callados participen pero, sobre todo, que le dé a la reunión esa sensación tan importante de logro, de “ vamos avanzando ”. El monitor y el manejo del tiempo son dos factores que explican más del 50% del éxito de una buena junta.

4) Obtener lo mejor de cada uno. También el que dirige la junta se asemeja a un director de orquesta o al coach de un equipo, porque los participantes son diferentes y su misión es que todos contribuyan pero, además, que den lo mejor de ellos mismos trabajando en equipo. Para que todos participen constructivamente hay que saber escuchar y ¡vaya que cuesta trabajo! Se escucha para construir, para consensuar, cuando los integrantes sienten que al empezar la junta la decisión ya está tomada (se va a hacer lo que el jefe quiera). Es muy natural que se cuestionen qué caso tiene reunirse.

5) El cierre. Un buen cierre de junta requiere seguimiento, que a todos les quede muy claro cuáles son los pasos subsecuentes y, como comentábamos hace algunos artículos, viene bien evaluarla inmediatamente después de haberla terminado. ¿Estuvo bien dirigida? ¿Puntual? ¿Se manejó bien el tiempo? ¿Se llegó a consensos interesantes o sólo le dimos vueltas a los asuntos?

6) Seguimiento. Es indispensable, pues los participantes deben quedarse con una idea muy clara de lo que se espera de ellos, así como de las cuentas que tendrán que rendir.

7) Comunicación al resto de la organización. Si la junta fue valiosa hay que comunicarlo, hay que lograr que los que no asistieron o los demás colaboradores de la empresa se den cuenta del enorme potencial que se adquiere en una junta bien manejada. Dos cabezas piensan más que una, cuatro más que dos y ocho más que cuatro; exponencialmente, pues, se mejora la calidad de la decisión cuando se comparte y se opina.

Pongamos en práctica las reflexionemos sobre estas ideas poco a poco, y veremos que quizá hasta lleguemos a valorar una “buena junta”, asemejándola a la sensación de estar en un equipo bien coordinado, capaz, eficaz, que logra alcanzar los objetivos arduos que se propone.

*Profesor de posgrado de Cetys Universidad e Ipade Business School