Del Talento Humano y algo más: Equipos Virtuales

Hace algunas décadas lo común era desplazarse a lo largo de una región o país, ausentarse de la oficina y del hogar durante varios días con el objetivo de atender asuntos de importancia y darle seguimiento a proyectos en curso

Hoy en día, gracias a la tecnología este tipo de viajes han disminuido de manera importante, ya que es posible llevar a cabo una reunión virtual entre varias personas ubicadas en distintos puntos geográficos.

Con el fenómeno de la globalización la interacción se da no solo entre individuos de una misma región, sino desde cualquier parte del mundo. Un correo electrónico, una llamada telefónica o una junta virtual pueden resolver hoy en horas lo que anteriormente podía tomar días.

Sin embargo uno de los retos a los que un directivo se enfrenta actualmente derivado de la combinación entre globalización y tecnología, es precisamente el liderar equipos virtuales, es decir, aquellos conformados por personas ubicados en distantes partes del mundo, de distintas culturas, con husos horarios diferentes, pero que trabajan en un mismo proyecto con un objetivo común.

La diversidad conlleva beneficios en el mediano y largo plazo, pero el funcionamiento del día a día es la parte complicada, sobre todo en equipos virtuales, donde el riesgo de que un proyecto fracase es mayor si el liderazgo que se ejerce no es el adecuado.

El autor norteamericano Tom Mochal comenta que como en cualquier tipo de equipo, es importante que el objetivo sea muy claro, que cada integrante entienda el objetivo de grupo y cuál va a ser exactamente su rol dentro del mismo. Que el desempeño de cada uno en lo individual impactará indudablemente en el desempeño del equipo. Por esta misma razón es indispensable que las reglas de funcionamiento se establezcan desde un inicio; háblese de puntualidad, asistencia, cumplimiento de tareas, etcétera.

Si la mayor parte de la interacción se dará de manera virtual, es altamente recomendable que la tecnología de comunicación sea la adecuada. Una tecnología deficiente va a mermar definitivamente la el funcionamiento del equipo. Ya sea por medio de llamadas telefónicas, video llamadas o cualquier otro medio, se debe asegurar primero que sea el apropiado para que no distraiga al equipo con cuestiones técnicas.

La comunicación por escrito de manera frecuente es clave. El envío previo de la agenda de los tópicos a los que se les dará atención en una reunión virtual, así como el envío de la minuta posterior con todos los acuerdos establecidos, tareas pendientes con responsables y fechas de cumplimiento, será la diferencia para un seguimiento puntual y evitar confusiones.

También es recomendable que las tareas asignadas sean de corto plazo y evitar que el tiempo y la distancia diluyan el cumplimiento, por esto mismo las reuniones deben darse con una frecuencia no mayor a dos semanas.

La tecnología ha disminuido viajes y ha empujado a que la toma de decisiones sea más ágil y flexible. El tiempo parecería correr más rápido que décadas atrás. Sin embargo, la oportunidad de interactuar con gente de distintas culturas, idiomas, perspectivas y maneras de resolver un problema, está al alcance hoy más que nunca.